Päivä 8

Projekti on edennyt toiselle viikolleen. Työskentely on ollut toistaiseksi kuivaharjoittelua, sillä Jyväskylän datan prosessointi ja sivun rakentaminen on yhä kesken. Amerikan päässä tehdään ahkerasti töitä sen eteen, että sivustomme valmistuisi mahdollisimman pian: optimistisimpienkin arvioiden mukaan se saadaan testattavaksi vasta marraskuun toisella viikolla. Tämä on ollut todella harmittava yllätys, toivottavasti viivästyksestä ei aiheudu kovia aikataulupaineita projektin loppupäähän.

Onneksi ohjelman käyttöohjeet ovat kattavat (yleismanuaali 448 sivua!) ja sivustolta löytyvän Academy-osion sisältä löytyy varsin runsaasti materiaalia itseopiskeluun. Videotutoriaalit ja tallenteet aiemmista webinaareista tuovat vaihtelua näytöltä lukemiseen. Malttamattomana tässä silti odottaa sitä hetkeä, kun pääsee ohjelmaan konkreettisesti tutustumaan..

cHQ:n toimesta tullaan järjestämään käyttöönottoperehdytys meille projektissa mukana oleville. Epäselvää on vielä se, tuleeko kouluttajamme David Jyväskylään vai hoituuko koulutus webinaarien muodossa. 

Heitin ilmaan ajatuksen mahdollisesta tutustumismatkasta cHQ:n toimistolle tässä odotellessa, ja yllätyksekseni Janelta tulikin iloinen vastaus sisältäen kutsun Skotlannin toimistolle koulutettavaksi. Omat esimieheni ovat myötämielisiä ekskursiolle mikäli siitä on hyötyä projektille. Alkuinnostuksen jälkeen olen alkanut miettiä mahdollisen reissun järkevyyttä, mikään lomareissu siitä ei tulisi vaan kyse olisi todennäköisesti aika uuvuttavasta opintomatkasta. Jane siirsi asian eteenpäin Skotlannin toimistolle eikä sieltä ole viikonlopun aikana kuulunut mitään, nähtäväksi jää..

päivä 3

Parin päivän omatoimisen perehtymisen jälkeen pääsimme tänään vihdoin pikapalaveroimaan projektivastaava Juhan kanssa. Hahmottelimme alustavasti projektin etenemisaikataulun: tarkoitus olisi keskittyä ohjelman valmisteluun ja koulutuksen suunnittelemiseen loppuvuoden ajan varsinaisen koulutusrupeaman käynnistyessä tammikuun puolivälissä joululomakauden päätyttyä. Lisäksi sovimme, että otan yhteyttä collectionHQ:n päässä Jyväskylän projektia vetävään sovellusasiantuntijaan, Janeen, esittäytyäkseni ja kysyäkseni tietokannan rakentamisprosessin etenemisestä. Janen sijaintipaikka on Oregonissa Yhdysvalloissa, joten aikaero on otettava huomioon varsinkin mahdollisten videoneuvottelujen kohdalla. Yksi videoneuvottelu oli järjestetty aiemmin Amerikan ja Iso-Britannian suuntaan, jolloin yhteyksissä oli kuulemma ollut jonkin verran häiriöitä. Pääasiassa kommunikaatio tapahtunee sähköpostitse vastausten saapuessa yön aikana.

Ensimmäiset päivät ovat kuluneet ohjelman rakenteeseen tutustuessa ja käyttöohjeita lukiessa. Ohjelma vaikuttaa kyllä varsin monipuoliselta ja mieleeni on jo noussut useita käytännön tilanteita, joissa ohjelmaa voimme hyödyntää. Koko ajan on syytä pitää mielessä, että uuden ohjelman käyttöönoton ei pitäisi lisätä (pysyvästi) kenenkään työtaakkaa vaan keventää sitä. Jotta henkilökunta suhtautuisi taas yhteen uuteen opeteltavaan ohjelmaan avoimin mielin ja omaksuisi sen osaksi työarkea, olisi siihen perehtymisen oltava positiivinen ja innostava kokemus. Minulla riittääkin haastetta siinä, että osaan suunnitella ja toteuttaa tulevan koulutuksen taitavasti ja voittaa mahdolliset ohjelmaa kohtaan koettavat ennakkoluulot. Toivottavasti ohjelma saadaan testauskuntoon mahdollisimman nopeasti, jotta koulutuksen suunnittelukin voi alkaa.

Takaisin  manuaalin pariin..

päivä 1

Tänään se vihdoin alkoi: on ensimmäinen päiväni collectionHQ -projektityöntekijänä Jyväskylän kaupunginkirjastossa. En ole etukäteen perehtynyt ohjelmaan juurikaan, joten koko lailla puhtaalta pöydältä hyppään tähän projektiin. Myyntipuheiden ja cHQ:n sivuilta löytyvien tapaustutkimusten perusteella ohjelma vaikuttaa kyllä erittäin lupaavalta!

collectionHQ on skotlantilaisen Bridgeallin vuonna 2007 kehittämä kokoelmanhallintatyökalu yleisille kirjastoille, ja sitä käyttää jo yli 450 kirjastoa Iso-Britanniassa, Irlannissa, Yhdysvalloissa sekä Australiassa. Meidän kirjastomme tulee käsitykseni mukaan olemaan ensimmäinen cHQ-kirjasto angloamerikkalaisen maailman ulkopuolella. Taustalla on collectionHQ:n ja kirjastojärjestelmämme toimittajan Axiellin yhteistyösopimus, mikä mahdollistaa kirjastojärjestelmän ja kokoelmatyökalun (toivottavasti) jouhevan yhteiskäytön.

Päätös ohjelman hankkimisesta tehtiin aiemmin tänä vuonna markkinoilla olevien eri vaihtoehtojen vertailun jälkeen. Tarve tällaiselle apuohjelmalle on selvästi olemassa, sillä Jyväskylässä käytössä oleva nk. ”kelluva kokoelma” yhdistettynä kokoelman jatkuvaan kasvuun ja toisaalta hyllymetrien jatkuvaan vähenemiseen aiheuttaa paljon päänvaivaa ja vie suhteettoman paljon työaikaa kirjastoarjessa. Työkalusta toivomme saavamme apua aineistonsiirron lisäksi aineiston poistamiseen sekä mahdollisesti myös aineistonhankintaan.

Käytännössä projekti on startannut jo viikkoja sitten: meille lähetettiin täytettäväksi kattavat lomakkeet, joihin luettelointiosaajamme Lea ja Jarmo ovat huhkineet parametrit ja tunnisteet kohdilleen. Jonkin verran työtä on aiheuttanut myös termien kääntäminen suomesta englanniksi sivun rakentamista varten. Itse ohjelmahan on käyttöliittymältään englanninkielinen. Lomakkeet on palautettu lokakuun alussa ja Axiellkin on omat hommansa hoitanut, joten pallo on siirtynyt nyt takaisin cHQ:lle. Ennen kuin Jyväskylän tietokanta valmistuu, varsinainen ohjelma on meille ”tyhjä” eli rakenne ja valikot löytyvät mutta sisältöä ei ole. Valmistumisaikataulusta ei ole tässä vaiheessa tarkempaa tietoa.

Projektista ja sen tekijästä

Tässä blogissa seurataan collectionHQ -kokoelmanhallintatyökalun käyttöönottoa Jyväskylän kaupunginkirjastossa projektityöntekijän silmin. Kirjoittaja työskentelee päätoimisesti kirjastonhoitajana aluekirjastossa, mutta keskittyy talven ajan pelkästään tähän projektiin tehtävänään valmistaa collectionHQ käyttökuntoon, opetella käyttämään sitä monipuolisesti sekä suunnitella ja toteuttaa perehdyttäminen kirjaston henkilökunnalle.

Projektin taustalla on hanke ”Kokoelmatyökalun suunnittelu kelluvalle kokoelmalle”, johon on saatu rahoitus AVI:lta. Projekti kestää 4 kuukautta lokakuun puolivälistä helmikuun 2016 puoliväliin asti. Projektivastaavana toimii verkkopalvelusuunnittelija Juha, lisäksi projektityöntekijän tueksi ollaan perustamassa kokoelmatyön ja luetteloinnin osaajista muodostuva ohjausryhmä.