Projekti on päättynyt, mutta collectionHQ:n käytössä olemme ottaneet vasta ensiaskeleita. Koulutukset ovat onnellisesti takanapäin, 64 kollegaa on palannut omiin yksikköihinsä ja arkeensa uusin opein ja mahdollisesti myös uusin ajatuksin. Koulutukset olivat projektin kohokohta myös minulle, sillä lopulta vasta niiden aikana sain havaita koko homman mielekkyyden työtovereideni opetellessa ohjelmaa innokkaasti ja esittäessä kiperiä kysymyksiä. Tässä vaiheessa voin todeta, että tähän hommaan kannatti lähteä!
Viimeistään koulutusten jälkeen kaikille on valjennut ohjelman toinen puoli: se ei ole hankittu pelkästään havainnointiin vaan se velvoittaa myös toimimaan. Ensi alkuun työtaakka tuleekin olemaan aikamoinen kokoelmien siivousurakan käynnistyessä: toukokuun loppuun mennessä jokaisessa yksikössä siivotaan kokoelmia tehostetusti. Urakka jatkuu loppuvuoden ajan kunnes kaikki aineistot on tarkastettu. Täysin napinoitta ei tämä ole tietenkään sujunut, sillä kiirettä pitää vähän joka paikassa, mutta toivottavasti kaikki loppujen lopuksi ymmärtävät siivousurakan tärkeyden - ei pelkästään ohjelman käyttämisen kannalta vaan muutenkin.
Siirto- ja poistotyökalujen käyttö on sallittu helmikuun puolivälin jälkeen, jos jossain yksikössä intoa ja aikaa löytyy: varsinainen aikataulutettu työkalujen käyttäminen käynnistyy toukokuun puolivälissä. cHQ:sta löytyy mainio aikataulutoiminto (Scheduling), jonne pääkäyttäjät voivat rakentaa varsin yksityiskohtaisen käyttäjäkohtaisen aikataulun eri toiminnoille. Ohjelmasta tulee kullekin käyttäjälle muistutusviesti kuukausittain uuden toiminnon aktivoituessa sekä uudelleen deadline -päivänä, mikäli toimintoa ei ole käyty kuittaamassa tehdyksi tätä ennen.
Olemme siis päättäneet aloittaa ohjelman käyttämisen varsin ohjatusti, jotta ohjelman eri työkalut ja toiminnot tulisivat tutuiksi käyttäjille eikä epäselvyyksiä tulisi siitä, mitä milloinkin olisi tehtävä. Samalla kuitenkin ymmärrämme eri yksiköiden realiteetit resurssien suhteen, emmekä velvoita jokaista yksikköä etenemään cHQ:n kanssa täsmälleen samaan tahtiin. Ainoat "pakolliset" tehtävät jokaiselle yksikölle ovat alun kokoelmansiivousurakka ('Collection Check'), jota tullaan toistamaan luultavasti kahden vuoden välein, sekä kuukausittainen siirtolistojen (mitä niteitä omasta yksiköstä on pyydetty muihin yksiköihin) tarkastaminen määräpäivään mennessä. Mitään muuta ei ole pakko tehdä jos ei ennätä, mutta luonnollisesti eniten ohjelmasta tulevat saamaan irti ne yksiköt, jotka sitä aktiivisimmin käyttävät.
Pääkäyttäjät vastaavat jatkossa teknisistä ja ohjelman käyttöön liittyvistä asioista, kokoelmapoliittiset linjaukset kuuluvat tästedes kirjastomme kokoelmatiimille. Esimiehillä on myös tärkeä rooli cHQ:n omaksumisessa osaksi kirjastoarkea yksikkötasolla, tehtävät on myös hyvä jakaa tasaisesti eri työntekijöiden kesken jottei kukaan kuormittuisi liikaa. Loppuvuodesta on aika tarkastella kokemuksia cHQ:sta ja luoda jonkinlainen tilannekatsaus, ennen kuin päättäjät päättävät ohjelman tilauksen jatkamisesta.
Oman panokseni projektityöntekijänä ohjelman käyttöönottamiseen on nyt annettu ja on tullut aika hypätä loppukäyttäjän rooliin. Toki pääkäyttäjyys sitouttaa ohjelmaan verraten tiiviisti myös jatkossa ja mahdollisesti lisäkoulutustakin tullaan tarvitsemaan, joten eroon cHQ:sta en tule pääsemään - hyvä niin! :)
