Päivä 87

Projekti on päättynyt, mutta collectionHQ:n käytössä olemme ottaneet vasta ensiaskeleita. Koulutukset ovat onnellisesti takanapäin, 64 kollegaa on palannut omiin yksikköihinsä ja arkeensa uusin opein ja mahdollisesti myös uusin ajatuksin. Koulutukset olivat projektin kohokohta myös minulle, sillä lopulta vasta niiden aikana sain havaita koko homman mielekkyyden työtovereideni opetellessa ohjelmaa innokkaasti ja esittäessä kiperiä kysymyksiä. Tässä vaiheessa voin todeta, että tähän hommaan kannatti lähteä!

Viimeistään koulutusten jälkeen kaikille on valjennut ohjelman toinen puoli: se ei ole hankittu pelkästään havainnointiin vaan se velvoittaa myös toimimaan. Ensi alkuun työtaakka tuleekin olemaan aikamoinen kokoelmien siivousurakan käynnistyessä: toukokuun loppuun mennessä jokaisessa yksikössä siivotaan kokoelmia tehostetusti. Urakka jatkuu loppuvuoden ajan kunnes kaikki aineistot on tarkastettu. Täysin napinoitta ei tämä ole tietenkään sujunut, sillä kiirettä pitää vähän joka paikassa, mutta toivottavasti kaikki loppujen lopuksi ymmärtävät siivousurakan tärkeyden - ei pelkästään ohjelman käyttämisen kannalta vaan muutenkin.

Siirto- ja poistotyökalujen käyttö on sallittu helmikuun puolivälin jälkeen, jos jossain yksikössä intoa ja aikaa löytyy: varsinainen aikataulutettu työkalujen käyttäminen käynnistyy toukokuun puolivälissä. cHQ:sta löytyy mainio aikataulutoiminto (Scheduling), jonne pääkäyttäjät voivat rakentaa varsin yksityiskohtaisen käyttäjäkohtaisen aikataulun eri toiminnoille. Ohjelmasta tulee kullekin käyttäjälle muistutusviesti kuukausittain uuden toiminnon aktivoituessa sekä uudelleen deadline -päivänä, mikäli toimintoa ei ole käyty kuittaamassa tehdyksi tätä ennen.

Olemme siis päättäneet aloittaa ohjelman käyttämisen varsin ohjatusti, jotta ohjelman eri työkalut ja toiminnot tulisivat tutuiksi käyttäjille eikä epäselvyyksiä tulisi siitä, mitä milloinkin olisi tehtävä. Samalla kuitenkin ymmärrämme eri yksiköiden realiteetit resurssien suhteen, emmekä velvoita jokaista yksikköä etenemään cHQ:n kanssa täsmälleen samaan tahtiin. Ainoat "pakolliset" tehtävät jokaiselle yksikölle ovat alun kokoelmansiivousurakka ('Collection Check'), jota tullaan toistamaan luultavasti kahden vuoden välein, sekä kuukausittainen siirtolistojen (mitä niteitä omasta yksiköstä on pyydetty muihin yksiköihin) tarkastaminen määräpäivään mennessä. Mitään muuta ei ole pakko tehdä jos ei ennätä, mutta luonnollisesti eniten ohjelmasta tulevat saamaan irti ne yksiköt, jotka sitä aktiivisimmin käyttävät.

Pääkäyttäjät vastaavat jatkossa teknisistä ja ohjelman käyttöön liittyvistä asioista, kokoelmapoliittiset linjaukset kuuluvat tästedes kirjastomme kokoelmatiimille. Esimiehillä on myös tärkeä rooli cHQ:n omaksumisessa osaksi kirjastoarkea yksikkötasolla, tehtävät on myös hyvä jakaa tasaisesti eri työntekijöiden kesken jottei kukaan kuormittuisi liikaa. Loppuvuodesta on aika tarkastella kokemuksia cHQ:sta ja luoda jonkinlainen tilannekatsaus, ennen kuin päättäjät päättävät ohjelman tilauksen jatkamisesta.

Oman panokseni projektityöntekijänä ohjelman käyttöönottamiseen on nyt annettu ja on tullut aika hypätä loppukäyttäjän rooliin. Toki pääkäyttäjyys sitouttaa ohjelmaan verraten tiiviisti myös jatkossa ja mahdollisesti lisäkoulutustakin tullaan tarvitsemaan, joten eroon cHQ:sta en tule pääsemään - hyvä niin! :)

Päivä 73

Reilu kuukausi on vierähtänyt edellisestä blogipäivityksestäni. Projektin vauhti on kiihtynyt loppua kohden koulutusten lähestyessä: työpäiväni ovat sujuneet lähes kokonaan koulutusten suunnittelussa ja suomenkielisen opetusmateriaalin laatimisessa. Lisäksi osallistuin parisen viikkoa sitten Varsinais-Suomen kirjastojen koulutuspäivään etäyhteydellä: kerroin esityksessäni projektista ja ohjelmasta kymmenille kuulijoille, jotka kyllä näkivät ja kuulivat minut mutta joita minä en kyennyt havaitsemaan laisinkaan. Kokemus oli positiivisessa mielessä varsin mielenkiintoinen! Kysymyksiä esitettiin ilahduttavassa määrin, joskin valtaosaa kysyjistä kiinnosti ohjelmasta saadut käyttökokemukset ja ohjelman avulla suoritettujen toimenpiteiden todelliset vaikutukset, joita tässä vaiheessa en valitettavasti kyennyt vielä antamaan. Vuoden päästä tilanne on jo toinen, silloin Jyväskylän suuntaan kannattaa olla yhteydessä mikäli käyttökokemukset kiinnostavat.

Henkilökunnan koulutuksiin valmistautumisen katkaisi ikävästi varsin pahaksi ärtynyt korvatulehdus, joka piti minut vuoteen omana täyden viikon. Tämän takia jouduimme tekemään koulutusaikatauluun muutoksia, joihin henkilökunta taipui kiitettävän hyvin. Ensimmäinen koulutuskerta oli eilen, ja saavuin sinne suoraan sairaslomalta. Olosuhteisiin nähden koulutus sujui mielestäni oikein hyvin, ja saamani palautteen perusteella samaa mieltä olivat myös koulutetut.

Pyrin pitämään koulutuksen hyvin käytännönläheisenä: koulutettavat saavat tutustua ohjelmaan joko omatoimisesti tai laatimieni tehtävien kautta sen jälkeen, kun olen ensin esitellyt yhden työkalun ja näyttänyt siitä esimerkkejä datatykin avulla. Vuorovaikutteisuus on myös tärkeää: kysyä saa heti kun on kysyttävää. Ensimmäisen koulutuskerran perusteella tämä näytti toimivalta lähestymistavalta. Koen tärkeäksi, että taustoitan ohjelmaa tarpeeksi, jotta osallistujat ymmärtäisivät sen hyödyllisyyden. Lisäksi panostan ohjelman käytettävyyden opettamiseen enkä oleta, että kaikki ymmärtäisivät ohjelman toimintalogiikan itsenäisesti. 

Lopussa on myös erittäin tärkeää kertoa, mitä koulutuksen jälkeen tapahtuu ja millä aikataululla. Olemme ohjausryhmän kanssa määritelleet alustavat aikataulut ohjelman eri toiminnoille. Aluksi on järkevintä keskittyä siivoamiseen, jotta kokoelmamme saadaan sellaiseen kuntoon, että muita ohjelman työkaluja on mielekästä käyttää: tulevan kevään ajan teemmekin "umpikuolleen" aineiston (ei lainassa 2,5 vuoteen) poistoa tehostetusti joka yksikössä. Aineistonsiirtoja voi alkaa tekemään samalla: siirtolista (lista yksiköstäni muualle siirrettäväksi pyydetyistä niteistä) on tarkistettava jokaisessa yksikössä määräaikaan mennessä joka kuukausi, sillä seuraava datapäivitys tyhjentää aina listan.

Projektia on jäljellä enää kaksi viikkoa, tosin collectionHQ:n kanssa tulen työskentelemään varmasti jatkossakin pääkäyttäjän roolissa varsinaisten kirjastonhoitajan työtehtävieni ohessa. Edessä on vielä kolme koulutusta ja projektin raportoiminen, joten loppuun saakka riittää kyllä tekemistä. Ja enköhän jossain välissä löydä aikaa viimeisen blogitekstin raapustamisellekin..