Päivä 29

Eilen saimme isännöidä vieraita Englannista: David ja Ollie collectionHQ:sta lensivät Jyväskylään esittelemään ohjelmaa kirjastomme cHQ-vastaaville ja vastaamaan lukuisiin esiin nousseisiin kysymyksiin. Lisäksi David veti ylläpito-osion käyttöönottokoulutuksesta, mikä jatkuu muilta osin joulukuussa. Päivä oli pitkä mutta erittäin antoisa, ja useimpiin kysymyksiin ja ongelmakohtiin löysimme yhdessä ratkaisun. Oli myös ilo tavata ja tutustua yhteistyökumppaneihin ihan kasvokkain; jatkossa on mielekkäämpää kommunikoida kun tietää, minkälaiset persoonat nimien taakse kätkeytyvät.

Yksi merkittävimmistä vaadituista muutoksista koskee varastoaineiston näkyvyyttä cHQ:ssa: tällä hetkellä varastoaineiston mukanaolo aiheuttaa valtavasti hälyä etenkin "kuolleiden niteiden" hakemisessa kokoelmista. Ollie pystyy kuitenkin muuttamaan tietokantaamme siten, että varastoaineisto saadaan rajattua tarvittaessa pois tuloksista, jolloin avokokoelmamme todellinen tilanne niteiden kiertävyyden suhteen saadaan näkyviin. Aineistonpoistourakka tulee silti olemaan suuri ja se pitää tehdä ennen kuin ohjelman muita toimintoja voidaan alkaa tehokkaasti käyttämään. David kertoi eräästä asiakaskirjastostaan Iso-Britanniassa, missä kokoelma oli niin heikossa kunnossa että kokoelman tervehdyttämistä aineistonpoiston avulla tehtiin kaksi vuotta! Toivottavasti meillä puhutaan pikemminkin kuukausista.. Tässä yhteydessä pitää toki muistaa se, että cHQ:n oletusarvot eivät todennäköisesti vastaa meidän tarpeitamme sellaisenaan, vaan yhdessä ohjausryhmän kanssa lyömme viisaat päämme yhteen ja pähkäilemme meille optimaalisemmat arvot.

Tänään tein pistokokeita pääkirjaston kokoelmaan selvittääkseni, kuinka iso osa cHQ:n listaamista "kuolleista niteistä" on todellisuudessa kadonneita ja kuinka iso osa löytyy hyllystä. Kaunokirjallisuuden puolelta havainto vahvisti omaa oletustani siitä, että suurin osa kuolleista niteistä löytyisi hyllystä, kun taas tietokirjallisuuden puolelta havainto oli päinvastainen (2/3 otannasta ei löytynyt hyllystä eli olivat luultavasti kadonneet). Laajempia johtopäätöksiä ei näin ohuella otannalla voi vetää, mutta kiinnostava havainto yhtä kaikki.. Jatketaan testaamisia.

Päivä 24

Ilouutinen tervehti sähköpostissa uuden työviikon alkajaisiksi: "collectionHQ is Now Live for Jyväskylä City Library!"

Olo oli melkein kuin jouluaattona, kun tärisevin käsin kirjauduin sisään ohjelmaan. Muutama minuutti piti miettiä, mitä tekisin aivan ensimmäisenä - olihan kuitenkin kyse historiallisesta hetkestä. Päätin lopulta tarkastaa oman kotikirjastoni pieteetillä vaalitun musiikki-cd -kokoelman tilan, ja suureksi ilokseni ohjelma ilmoitti ainoastaan yhden levyn vaativan tarkempaa syyniä (tämäkin on paikallisen bändin julkaisu, jonka kuuluminen kokoelmaan ei perustu kysyntään). Tämähän ei toki tullut varsinaisena yllätyksenä minulle..

Ensiraapaisun perusteella kaikki näyttäisi olevan päällisin puolin kunnossa, toki joitain epäselviä kohtia on esiin noussut ja varmasti viikon aikana tulee lisää ihmettelemisen aihetta. Eihän minkään järjestelmän käyttöönotto kommervenkeittä voi sujua. 

Ollie ja David tulevat Jyväskylään ensi viikon maanantaina 23.11. pitämään ainutlaatuisen Pre Go-Live koulutuksen joulukuussa järjestettävän Go-Live -käyttöönottokoulutuksen tueksi. Tällaista ei kuulemma ole ollut tapana järjestää, mutta koska olemme heidän ensimmäinen asiakkaansa Pohjoismaissa, he haluavat varmistaa kaiken sujuvan alusta asti hyvin. Mikäpäs siinä, tervetuloa vaan! "Esikoulutuksen" on tarkoitus olla vapaamuotoinen tutustuminen ohjelmaan varsinaisen käyttöönottokoulutuksen ollessa systemaattisempi ja rutiininomaisempi.

Olemme projektipäällikkö-Juhan kanssa pähkäilleet koulutettavien määrää ja tulevaa cHQ:n käyttäjähierarkiaa. On varsin hankala ennakoida, minkä verran ohjelma tulee vaatimaan pääkäyttäjätason toimintaa etenkin alkuvaiheessa. Esimiesten nimeämiä peruskäyttäjiä tarvitaan joka yksikköön ja käyttäjälisenssejä ollaankin tilattu sen mukaisesti. Ajatus on, että englanninkieliseen käyttöönottokoulutukseen osallistuu mahdollisimman moni yksikkötason käyttäjä ohjausryhmän jäsenten ja pääkäyttäjien lisäksi, mutta varsinaiset suomenkieliset koulutukset järjestetään joka tapauksessa alkuvuodesta kaikille tuleville cHQ-käyttäjille. Vieraskielisyys voi olla todellinen kynnyskysymys monille etenkin uuden asian oppimisessa.

Tähän saakka koko projekti ja collectionHQ on varmaankin pysynyt turhan salassa henkilökunnalta ja moni pääkirjastollakin lienee ihmetellyt, mitä se Antti täällä oikeastaan haahuilee.. Toki moni on käynyt ovella kurkkimassa ja kyselemässä, mikä on tuntunut ihan mukavalta! Ennen kuin ohjelma oltiin saatu käyttökuntoon, ei siinä juurikaan esiteltävää ollut. Nyt tilanne muuttuu: Minua on pyydetty esittelemään cHQ:ta pintapuolisesti joulukuun alun maakuntakirjastokokouksessa (johan tässä onkin ollut Powerpointia ikävä!). Lisäksi järjestämme pääkirjastolla pari vapaamuotoista esittelytilaisuutta henkilökunnalle teemalla "Sumpit cHQ:n seurassa", kutsuttaessa voin käydä kahvittelemassa myös lähikirjastoissa. Myös muualta Suomesta on otettu yhteyttä johtoon ja kyselty projektista ja cHQ:sta, joten voipi olla että vuodenvaihteen jälkeen on kysyntää kauempaakin (ei kuitenkaan Skotlannista).

Päivä 19

Eipä ole  tietokantamme valmistunut vieläkään, varmaan tulee hyvä kun näin pitkään valmistelevat. Sitä odotellessa cHQ:n webinaariosio on tullut varsin tutuksi - varsinaista kielikylpyä, sano! Onneksi nuo ovat olleet erinomaisen hyvin toteutettuja. Sen verran olemme saaneet sovituksi, että cHQ:n puolesta David ja Ollie tulevat tänne Jyväskylään toteuttamaan käyttöönottokoulutuksen peräti kahteen otteeseen loppuvuoden aikana. Skotlannin reissu jää siis toiseen kertaan, synkkää ja märkää sielläkin varmaan olisi ollut joten eipä haittaa.

Ohjausryhmä saatiin vihdoin kasaan ja koolle: ryhmään saatiin rautaista osaamista niin luetteloinnin kuin kokoelmatyön osalta Helin, Sirpan ja Jarmon muodossa. Aloituspalaverissa kerroin siitä, mitä olen tähän saakka ohjelmasta irti saanut. Saman voin tiivistää tähänkin: Minulla on yhä erittäin optimistinen kuva cHQ:sta ja sen tarjoamista apukeinoista kokoelmanhallintatyöhön. Ohjelmassa on varsin monipuolisesti eri toimintoja, joita voi hyödyntää niin aineiston kellutuksessa, poistossa kuin uuden aineiston valinnassakin. Poistettavan aineiston määrä tulee varmasti lisääntymään alkuvaiheessa entisestään mikä saattaa aiheuttaa stressiä joillekin, mutta kunhan kokoelma on saatu parempaan kuosiin, tasoittuu työmäärä varmasti. Ja tavoitteenahan on nimenomaan kokoelmatyöhön käytettävän ajan ja vaivan väheneminen cHQ:n avulla.

Webinaariesityksissä käytetyistä esimerkeistä on noussut esiin muutama ajatuksia herättävä seikka. Esimerkkikirjastot ja -kokoelmat ovat amerikkalaisia, joten ne heijastavat sikäläistä kirjastolaitosta luultavasti varsin todenmukaisesti. cHQ:n oletusasetuksissa dead item ("kuollut", ei enää kiertävä nide) on nide, joka ei ole kiertänyt puoleen vuoteen. Toisaalla hankinnan tukena toimivassa "Popular Author Summary" -osiossa määritellään, että suosituimpien kirjailijoiden teoksia tulisi olla koko ajan hyllyssä vähintään 20% joka yksikössä, jotteivät asiakkaat joutuisi lähtemään kirjastosta tyhjin käsin. Äkkiseltään nämä molemmat kuulostavat meidän kirjastoarkeemme varsin kovilta lukemilta. Ilmeisesti amerikkalaisessa yleisessä kirjastossa hyllyt täyttyvät hittikirjailijoiden niteistä kokoelman laajuuden ollessa toissijaista? Toki näitä oletusasetuksia saamme itse muuttaa parhaaksi katsomamme tavalla, mutta tässä yhteydessä olen havahtunut jälleen pohtimaan kokoelman optimaalista koostumusta ja sitä, mitä asiakkaamme haluavat hyllyistämme oikeasti löytää..